La semaine qu'on aimerait éviter

Mai N+1. Votre comptable vous a envoyé sa liste : déclaration 2042-C-PRO, déclaration sociale, état des factures émises, état des charges payées, frais kilométriques, immobilisations, capital et report à nouveau...

Sans outillage, vous bloquez une semaine pour :

  1. Retrouver toutes vos factures dans votre boîte mail
  2. Faire l'addition des charges dans 12 mois d'extraits bancaires
  3. Reconstituer votre kilométrage à partir de votre agenda Google
  4. Compter les jours travaillés par client à partir de vos notes
  5. Préparer le récapitulatif TVA par trimestre

Avec un outil bien rempli depuis 12 mois, tout est déjà fait. Vous exportez, vous transmettez, vous validez. 4 heures. Maximum.

Le workflow réel — étape par étape

Étape 1 — Export consolidé (5 minutes)

Vous générez un export .fbudget de l'année écoulée. Le worker travaille en async, vous recevez un email avec un lien sécurisé en 1-2 minutes. Le fichier ZIP contient :

  • data.json : modèle complet (factures, dépenses, missions, paiements, charges, TVA)
  • manifest.json : version + checksum SHA-256
  • CSV plats : factures émises, factures encaissées, dépenses, salaires, charges, kilomètres

Votre comptable peut tout ouvrir dans Excel sans installer Freelance Budget.

Étape 2 — Tableau de bord stats annuel (10 minutes)

Vous ouvrez votre vue Statistiques filtre = année écoulée. Vous voyez :

  • CA HT par mois, par client, par mission
  • Charges déductibles par catégorie
  • Marge brute et marge nette
  • Taux d'occupation (jours travaillés vs jours ouvrables)
  • Diversification : top 3 clients en % du CA

Vous prenez des screenshots ou imprimez ces vues — votre comptable adore avoir un aperçu visuel.

Étape 3 — Recap TVA (10 minutes)

L'app a tracé chaque déclaration TVA trimestrielle (ou mensuelle selon votre régime). Vous voyez :

  • Montant déclaré pour chaque période
  • Date de paiement effective
  • TVA collectée vs TVA déductible vs TVA à payer
  • Total annuel

Si l'admin demande un récapitulatif TVA, c'est instantané.

Étape 4 — Justificatifs kilométriques (30 minutes)

C'est typiquement le point qui prend le plus de temps sans outil. Avec Freelance Budget :

  • Liste de tous les trajets validés sur l'année
  • Distance totale par véhicule
  • Tranche de puissance fiscale appliquée
  • Total déductible calculé via le barème officiel
  • Export PDF prêt pour le dossier comptable

Si vous avez aussi des relevés d'odomètre saisis, ils servent de preuve en cas de contrôle.

Étape 5 — État des factures (15 minutes)

Vous exportez la liste des factures émises avec : numéro, date, client, montant HT, TVA, montant TTC, date d'encaissement (si payée).

Vérifications :

  • Toutes les factures ont une gainMonth réelle (sinon encore en attente d'encaissement)
  • Total HT = base imposable de votre IR (en Micro) ou IS (en société)
  • Total TVA collectée correspond au total des déclarations TVA payées

C'est le rapprochement clé. Avec l'app, ça tombe juste à 0 ou à très peu près (les éventuels écarts viennent de calibrations explicites).

Étape 6 — État des dépenses + amortissements (45 minutes)

L'export liste vos dépenses par catégorie. Pour chaque catégorie :

  • Montant HT total
  • TVA déductible récupérée
  • Liste des justificatifs (PDF/photos uploadés dans l'app)

Pour les immobilisations (matériel > 500€ HT), elles apparaissent à part. Votre comptable applique le bon amortissement (dégressif, linéaire, 3 ans, 5 ans selon nature).

Étape 7 — État des charges sociales (20 minutes)

Pour chaque trimestre URSSAF/CIPAV (FR), HMRC (UK), Finanzamt (DE) :

  • Montant déclaré
  • Montant payé
  • Date de paiement
  • Régularisations en attente

Le total des charges payées dans l'année = base déductible pour l'IS si vous êtes en société.

Étape 8 — Synthèse pour le comptable (30 minutes)

Vous compilez un email type :

Bonjour [Comptable],

Voici les exports pour l'année :

  • Export .fbudget : [lien]
  • CA HT : 142 500€
  • Charges déductibles : 38 200€
  • Marge nette estimée : 65 300€
  • TVA totale collectée : 28 500€ (4 trimestres, tous payés)
  • Charges URSSAF/CIPAV : 32 100€ payés
  • Frais kilométriques : 145 trajets, 3 850€ déduction

Points spécifiques :

  • Régularisation URSSAF 2024 reçue en avril (3 200€)
  • Nouveau matériel acheté en mai : MacBook 2 800€ HT (amortissement à appliquer)
  • 2 factures impayées au 31/12 : 8 400€ et 5 200€ (encaissées en janvier-février)

Disponible pour échanger.

Votre comptable a tout ce qu'il faut pour préparer la liasse fiscale.

Étape 9 — Validation finale (30 minutes)

Quand votre comptable revient avec sa version, vous comparez les chiffres à votre export. Tout matche ? Vous signez la 2042-C-PRO, la 2031 (BIC), ou la liasse correspondante.

Le temps gagné

Sans outil : 35-45 heures (1 semaine pleine, étalée sur 2 semaines) Avec l'app : 4 heures (un après-midi)

À votre TJM, le gain est de 20 000 à 35 000€ d'opportunité récupérée. Et zéro stress.

Le bonus : zéro erreur

Sans outil, le risque d'erreur dans la déclaration fiscale est élevé (oublis, mauvais arrondis, doublons). Un contrôle fiscal sur une déclaration approximative coûte cher.

Avec l'app, tout est tracé à la source : chaque facture a une date d'émission, chaque paiement a une date d'encaissement, chaque dépense a un justificatif. Le contrôle fiscal devient juste un rapprochement avec votre export — pas une reconstruction archéologique.

C'est la valeur la moins visible mais la plus précieuse de l'outil. Pas dans le quotidien — dans le moment où l'admin frappe à la porte.